ارزیابی هزینه غرفه از اهمیت بسیار بالایی برخوردار می باشد. غرفه سازی چیزی است که بسیاری از شرکت ها به آن علاقه دارند و به فکر استفاده از مزایای آن هستند. اما قبل از عضویت در نمایشگاه دوست دارند هزینه مشارکت را محاسبه کنند.
این مهم است که از قبل در مورد طراحی و ساخت غرفه، تجهیزات نمایشگاهی و به طور کلی هزینه اجرا غرفه فکر کرده و برنامه ریزی کنید؛ زیرا ساخت غرفه نمایشگاهی علاوه بر هزینه های طراحی غرفه و ساخت غرفه، هزینه های فرعی دیگری نیز دارد که می توان به لوازم قبل از حضور در نمایشگاه ها و هزینه های بهره برداری از غرفه های نمایشگاهی که در شرایط اقتصادی فعلی قرار دارند اشاره کرد.
بهترین گزینه برای حضور در نمایشگاه ها بررسی برنامه اقتصادی قبل از حضور است. در این مطلب ارزیابی هزینه غرفه را مورد بررسی و ارزیابی قرار می دهیم.
برنامه ریزی و بودجه بندی
یکی از مراحل ارزیابی هزینه غرفه برنامه ریزی و تأمین کردن بودجه می باشد. این مرحله گاهی اوقات لازم است قبل از مرحله قبلی انجام شود؛ زیرا ارزیابی هزینه های شرکت در نمایشگاه عامل مهمی در تصمیم گیری به خصوص برای شرکت هایی است که برای اولین بار می خواهند در نمایشگاه شرکت کنند اما وضعیت مالی خوبی ندارند.
گاهی ممکن است مدیران تصمیم بگیرند که با توجه به قیمت بالای نمایشگاه گزینه دیگری را برای بازاریابی و تبلیغات انتخاب کنند. در عین حال، میزان هزینه ها از نظر موقعیت تأمین اعتبار آن مهم است. گفته می شود این مبلغ از بودجه تبلیغات گرفته خواهد شد.
از سوی دیگر تعیین میزان پول در بودجه، حدود حق و اختیار لازم برای اجاره فضا و خرید خدمات مختلف از برگزارکننده را مشخص می کند. به طور کلی لازم است نحوه محاسبه و ارزیابی هزینه غرفه نمایشگاه و هزینه های مشارکت درج شده در فرم درخواست نمایشگاه را بدانید.
هزینه های مربوط به اجرا کردن غرفه
هزینه اصلی و احتمالاً یکی از بزرگترین هزینه هایی که برای حضور در یک نمایشگاه تجاری، چه داخلی و چه بین المللی باید بپردازید هزینه اجاره غرفه نمایشگاهی می باشد. به طور معمول این هزینه در دفتر مرکزی نمایشگاه توسط غرفه دار برای غرفه نمایشگاهی پرداخت می شود.
هزینه های مربوط به طراحی و ساخت غرفه هم بالا می باشد. گاهی اوقات در دومین جایگاه و در موارد دیگر در اولین جایگاه قرار خواهد گرفت. با اینکه قیمت های اجاره غرفه بالاست اما سود بهتری نسبت به قیمت های دیگر دارند و اصل و شفافیت این قیمت است که باعث می شود تا حضور یا ورود به نمایشگاه کاری راحت و آسان باشد.
به طوری که برای شما شرایطی را فراهم می کند تا دیگر نگران جابجایی یا افزایش یا کاهش این هزینه از قبیل هزینه ساخت غرفه نباشید و بتوانید برنامه ای واقعی و منظم برای حضور در نمایشگاه داشته باشید. در ارزیابی هزینه غرفه باید این نکته را درنظر بگیرید که شرکت در نمایشگاه های تجاری نیز درآمد اضافی مانند طراحی کاتالوگ و بروشور و چاپ تبلیغات را به همراه خواهد داشت.
استفاده از خدمات طراحی غرفه
در ارزیابی هزینه غرفه باید گفته شود که گزینه های زیادی برای انتخاب یک شخص جهت طراحی و ساخت غرفه شما موجود می باشد. موثرترین و مقرون به صرفه ترین راه حل استفاده از خدمات طراحی غرفه نمایشگاهی است.
شرکت های قراردادی که خدمات مختلفی از قبیل طراحی، ساخت، نصب، حذف، ارائه خدمات و مدیریت پروژه های کوچک مرتبط را ارائه می دهند؛ می توانید از یک شرکت طراحی برای طراحی غرفه خود استفاده کنید و سپس از پیمانکار دیگری برای ساخت آن استفاده کنید و این سرویس مزایای خود را دارد.
زیرا به ارائه دهنده امکان دسترسی به طیف گسترده ای از نمونه ها را می دهد. اما این نکته را مورد توجه قرار دهید که با انجام این کار در نهایت شما کنترل کمتری بر افرادی دارید که مسئول طراحی، ساخت و اجرای پروژه شما هستند. هزینه طراحی غرفه شما نیز افزایش می یابد. بنابراین هنگام ارزیابی هزینه غرفه باید در استفاده از خدمات طراحی غرفه دقت کنید.
هزینه های طراحی و ساخت غرفه نمایشگاهی
یکی دیگر از مواردی که باید در ارزیابی هزینه غرفه درنظر گرفته شود هزینه هایی طراحی و ساخت غرفه نمایشگاهی می باشد. لازم به ذکر است که شرکت در نمایشگاه ها به عنوان یکی از الزامات و شاید چالشی برای شرکت ها و همچنین صاحبان غرفه به شمار می آید.
زیرا از طرفی تعداد نمایشگاه ها زیاد می باشد و از جهتی دیگر هم هزینه های مشارکت و اجاره غرفه نمایشگاهی فقط به ساخت غرفه مربوط نمی شود. شرکت در نمایشگاه مستلزم ثبت نام و اجاره فضای غرفه از مرکز برگزارکننده، مسائل مربوط به ساخت غرفه نمایشگاهی، اطلاعیه ها یا دعوتنامه ها، حق الزحمه کار، هزینه های لباس فرم و ساخت محصولات نمایش داده شده در غرفه می باشد.
نقش هدایای تبلیغاتی در ارزیابی تعرفه غرفه
در محیط نمایشگاهی، هدایا و تبلیغات نمایشگاهی تاثیر زیادی در جذب بازدیدکننده دارد و خاطره مثبتی از آن غرفه در ذهن مخاطب ایجاد می کند. بنابراین این مورد یکی از هزینه هایی است که به عنوان هزینه طراحی در ارزیابی هزینه غرفه در نظر گرفته می شود.
ظرافت و باارزش بودن این هدایا در ذهن بازدیدکنندگان خودنمایی کرده و به جذب آنها کمک می کند. همچنین به خاطر داشته باشید که هدایایی که به مدیران صنایع می دهید باید از هدایایی که به شنوندگان و بازدیدکنندگان معمولی می دهید ارزشمندتر باشد.
هزینه حمل و نقل و تحویل مواد مورد نیاز
در ارزیابی هزینه غرفه می توان گفت هزینه دیگری که باید متحمل شوید و تقریبا نمی توان از آن چشم پوشی کرد هزینه های مربوط به حمل و نقل کالا و تحویل کالا و محصولات است. البته مورد دوم هزینه موقت محسوب می شود.
زیرا با فروش محصول آن مقدار پول را پس خواهید گرفت. اما برای حمل و نقل کالا و مواد باید هزینه های دیگری را بپردازید که بنا به شرایط مختلف ممکن است افزایش یا کاهش یابد. البته ممکن است برای برخی از نمایشگاه این هزینه ها را در لیست خود قرار ندهید مانند همایش ها و نمایشگاه هایی که نیازی نیست محصولات خود را به مشتریان نشان دهید.
هزینه های تبلیغات و پرسنل
در ارزیابی هزینه غرفه باید بدانید که تبلیغات کمک زیادی به تبلیغ برند و نفوذ شما در محل برگزاری غرفه می کند. بنابراین باید برای آن پول خرج کنید تا بیشترین بهره را از حضور خود در نمایشگاه ببرید. همچنین هزینه های برپایی غرفه و پرسنل و همچنین هزینه های پذیرایی و نگهداری پرسنل در مکان و زمان برگزاری نمایشگاه باید پرداخت شود که این هزینه ها نیز باید در لیست شما لحاظ شود.
اما هزینه های دیگری نیز وجود دارد که گاهی مجبور نیستید بپردازید و گاهی هم مجبورید آنها را متحمل شوید. برای مثال اگر در نمایشگاه بین المللی شرکت می کنید باید هزینه سفر به یک کشور خارجی و اخذ ویزا را نیز پرداخت کنید. همچنین برای ثبت نام در نمایشگاه هزینه ای از شما دریافت می شود که باید به دقت بررسی شود.
هزینه گل آرایی ویژه
در شرایط اقتصادی کنونی پیشنهاد می شود که برای گل آرایی ویژه هزینه صرف نکنید. البته این وضعیت بد برای برخی کسب و کارها درست همانند یک فرصت طلایی خواهد بود. گل آرایی همیشه باعث بهتر شدن غرفه می شود و یک حالت پرنشاط و شادی را به غرفه می بخشد.
با توجه به اینکه فضای نمایشگاه گرم و بسته می باشد گل های که در این شرکت مورد استفاده قرار می گیرد از نیلوفر و سوسن شرقی است. با افزایش اندازه و حجم گل آرایی، افزایش میزان متراژ، افزایش تعداد کپ های گل یا در صورت استفاده از دیوار سبز یا گرین وال یا گلدان های طبیعی زیبا با توجه به تراکم و اندازه منجر به بالا رفتن میزان هزینه راه اندازی غرفه می گردد. بنابراین در ارزیابی هزینه غرفه حتما این موارد را برای گل آرایی ویژه درنظر بگیرید.
سخن پایانی
ارزیابی هزینه غرفه و اعلام بودجه ساخت آن در ابتدای کار به طراح و سازنده غرفه نمایشگاهی می تواند بسیار مفید و با مزایای زیادی همراه باشد. با این روش طراحی متناسب با بودجه و مناسب برای کسب و کارتان ارائه می شود.
میزان و نوع متریال استفاده شده و نحوه استفاده از آن می تواند باعث تغییرات اساسی و قابل توجه هزینه در طراحی و ساخت غرفه نمایشگاهی شما شود. به همین دلیل بهتر است قبل از طراحی غرفه میزان بودجه را در نظر بگیرید تا با توجه به بودجه ای که دارید طراحی غرفه نمایشگاهی منحصر به فرد برای کسب و کار شما ارائه شود.
در ساخت غرفه نمایشگاهی می توان از متریال های مختلفی مانند: سیلاب سنگین، ام دی اف و انواع شیشه استفاده کرد که البته استفاده از هر یک از این متریال ها می تواند در قیمت و ارزیابی هزینه غرفه تاثیرگذار باشد.
در صورتی که میزان بودجه از قبل تعیین گردد باعث ایجاد یک طراحی نوآورانه و خلاقانه خواهد شد. به طوری که توجه همه بازدیدکنندگان را به خود جلب می کند. بنابراین طراحی مناسب با بودجه بیشترین تاثیر را در فروش محصولات غرفه و همچنین افزایش تعداد خریداران آن به همراه خواهد داشت.
